Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Đầy Đủ Cần Những Gì?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất về bộ chứng từ xuất nhập khẩu, một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp tham gia thương mại quốc tế và các nhân viên logistics. Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các loại chứng từ cần thiết cho cả xuất khẩu và nhập khẩu, bao gồm cả những trường hợp đặc biệt như ủy thác và kiểm tra chuyên ngành.

Ngay sau đoạn mở đầu này, bạn sẽ tìm thấy thông tin hữu ích về khai thác tài nguyên thiên nhiên là gì.

Khái niệm về Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu đi kèm với lô hàng, cung cấp thông tin chi tiết về quá trình vận chuyển, thông tin người gửi và người nhận, phương thức vận chuyển và thanh toán, cũng như số lượng, quy cách, xuất xứ và thông số kỹ thuật của hàng hóa. Bộ chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc giao nhận hàng, thanh toán, khiếu nại và giải quyết tranh chấp giữa các bên liên quan.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủAlt: Minh họa bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm các loại giấy tờ cần thiết cho quá trình giao nhận và thông quan hàng hóa.

Dựa trên Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ nhập khẩu bao gồm những loại giấy tờ hồ sơ sau:

Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Bắt Buộc

Theo Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc bao gồm:

Tờ Khai Hải Quan

Tờ khai hải quan là chứng từ do người xuất khẩu hoặc nhập khẩu (chủ hàng hoặc công ty ủy thác) lập, kê khai đầy đủ thông tin về hàng hóa khi xuất nhập khẩu vào Việt Nam. Mẫu tờ khai được quy định tại mẫu số 01 Phụ lục II của Thông tư 39/2018/TT-BTC. Trong tiếng Anh, tờ khai hải quan được gọi là Customs Declaration Form hoặc Customs Declaration Sheet (CDS).

Vận Đơn (Chứng Từ Vận Tải)

Vận đơn là chứng từ xác nhận hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải (đường bộ, đường biển, hoặc đường hàng không). Nó là bằng chứng cho việc công ty vận chuyển đã nhận hàng và cam kết vận chuyển đến địa điểm theo hợp đồng. Vận đơn đường biển tiếng Anh là Bill of Lading, vận đơn hàng không là Airway Bill. Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển bằng tàu dịch vụ (phi thương mại), bản khai hàng hóa (cargo manifest) sẽ thay thế vận đơn.

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về chi cục hải quan tiếng anh là gì?

Hợp Đồng Thương Mại

Hợp đồng thương mại (Commercial Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán, ghi rõ các điều khoản mua bán hàng hóa ngoại thương, bao gồm thông tin về hàng hóa, người mua và người bán, điều khoản giao hàng, thanh toán, và tài khoản ngân hàng. Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi có chữ ký của cả hai bên. Trong một số trường hợp, đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) có thể thay thế hợp đồng thương mại. PO không nhất thiết phải có chữ ký của cả hai bên.

Hóa Đơn Thương Mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) do người bán lập, ghi rõ số tiền phải trả, phương thức thanh toán, và tài khoản ngân hàng. Đối với hàng hóa nhập khẩu gia công hoặc hàng hóa không yêu cầu thanh toán, hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) sẽ được sử dụng thay thế.

Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) liệt kê chi tiết hàng hóa theo hợp đồng thương mại, bao gồm quy cách đóng gói, khối lượng tịnh (net weight), khối lượng tổng (gross weight), và kích thước. Thông tin này dùng để tính toán vận chuyển, bốc dỡ, và kho bãi.

Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Theo Thông Lệ

Đây là các chứng từ không bắt buộc nhưng có tác dụng cụ thể trong xuất nhập khẩu hoặc được thỏa thuận giữa người mua và người bán.

Hóa Đơn Chiếu Lệ (Proforma Invoice)

Proforma Invoice không phải chứng từ thanh toán mà là tài liệu xác nhận thông tin vận chuyển và số tiền phải trả, dùng trong thủ tục hải quan.

Thư Tín Dụng (Letter of Credit – L/C)

L/C là cam kết của ngân hàng, theo yêu cầu của người nhập khẩu, sẽ trả tiền cho người xuất khẩu sau khi nhận được bộ chứng từ hợp lệ. L/C thường được dùng trong giao dịch lần đầu hoặc với lô hàng giá trị lớn.

Chứng Từ Bảo Hiểm Vận Chuyển (Insurance)

Bảo hiểm vận chuyển không bắt buộc và tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Điều kiện giao hàng Incoterms (ví dụ CIF) sẽ cho biết lô hàng có bảo hiểm hay không.

Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ (Certificate of Origin – CO/COO)

CO/COO do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận nguồn gốc và nơi sản xuất hàng hóa. CO/COO có thể giúp được hưởng ưu đãi thuế.

Biết thêm về khai thác tài nguyên thiên nhiên là gì có thể hữu ích cho bạn.

Chứng Từ Kiểm Tra Chuyên Ngành

Một số mặt hàng đặc biệt cần chứng từ kiểm tra chuyên ngành, ví dụ như sản phẩm hàng hóa nhóm 2. Các chứng từ này bao gồm:

Giấy Phép Nhập Khẩu, Xuất Khẩu

Áp dụng cho hàng hóa thuộc danh mục quản lý, ví dụ: mật mã dân sự, an toàn thông tin mạng, máy in.

Giấy Chứng Nhận Chất Lượng

Bao gồm giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận hợp quy, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch, chứng thư hun trùng, kết quả thử nghiệm vận chuyển, MSDS.

Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Bổ Sung

Một số chứng từ bổ sung có thể cần thiết, bao gồm: bảng kê lâm sản, chứng từ cho hàng hóa miễn thuế, giấy miễn kiểm tra chuyên ngành.

Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Ủy Thác

Trong trường hợp ủy thác xuất nhập khẩu, bộ chứng từ sẽ có một số điểm khác biệt, bao gồm: vận đơn ghi tên công ty ủy thác là người gửi/nhận hàng, sử dụng Proforma Invoice thay vì Commercial Invoice, giấy phép kiểm tra chuyên ngành cấp cho công ty ủy thác, và phải nộp kèm hợp đồng ủy thác.

Alt: Mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu ủy thác, minh họa các thông tin cần điền cho loại hình nhập khẩu này.

Kết Luận

Trên đây là tổng hợp các thông tin về bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ này sẽ giúp quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn.