Đơn Hàng Hoàn Về Bưu Cục: Nguyên Nhân & Giải Pháp Cho Chủ Shop Online

1. Chuyển hoàn là gì?

Chuyển hoàn là tình trạng người mua từ chối nhận hàng, khiến hàng hóa được trả lại cho người gửi (chủ shop). Lúc này, đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ và trả lại các đơn hàng về đúng địa chỉ của người gửi hàng ban đầu. Hiểu đơn giản, chuyển hoàn là việc hoàn trả hàng hóa do không đến được tay người nhận.

2. Vì sao đơn hàng bị “ngâm” ở bưu cục chờ chuyển hoàn?

Vấn đề hoàn hàng không chỉ ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh mà còn tăng nguy cơ hư hỏng hàng hóa. Vậy vì sao đơn hàng bị chuyển hoàn và “nằm” ở bưu cục? Dưới đây là những lý do phổ biến:

2.1. Người mua không nghe máy từ shipper

Đây là lý do phổ biến nhất. Dù nhân viên giao hàng đã đến đúng địa chỉ, nhưng nếu không liên lạc được với người nhận nhiều lần, bưu cục sẽ lưu kho và thực hiện chuyển hoàn về cho người bán.

2.2. Người mua không có mặt tại địa chỉ

Nếu người nhận vắng nhà hoặc đi vắng lâu hơn thời gian giữ hàng, đơn vị vận chuyển sẽ đề xuất phương án hoàn hàng để đảm bảo an toàn, tránh hư hại hay mất mát hàng hóa.

2.3. Người mua từ chối nhận hàng

Bưu kiện chuyển hoàn có thể do khách hàng từ chối nhận vì những lý do sau:

• Sản phẩm khác so với thực tế hoặc không khớp với thông tin trên đơn đặt hàng.
• Thời gian giao hàng quá lâu.
• Sản phẩm giao đến nhưng khách hàng không còn nhu cầu sử dụng.

Tình trạng chuyển hoàn bưu kiện có thể phát sinh do nhiều yếu tố khác nhau từ người gửi và người nhận.

2.4. Người mua hẹn phát lại hàng quá nhiều lần

Thông thường, sau khoảng 3 – 4 lần giao hàng không thành công, các đơn vị vận chuyển có thể từ chối phát lại và yêu cầu chuyển hoàn.

2.5. Thông tin người mua không chính xác

Nếu đơn hàng đặt sai thông tin, địa chỉ, hãng vận chuyển có thể hỗ trợ cập nhật một phần. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu thay đổi toàn bộ thông tin nhận hàng, người gửi có thể phải hủy đơn hàng, chuyển hoàn hoặc yêu cầu phát lại với địa chỉ mới (tùy theo thỏa thuận).

3. Phí chuyển hoàn và ai chi trả?

Mức phí chuyển hoàn và người chi trả sẽ phụ thuộc vào từng đơn vị vận chuyển. Ví dụ, với Giao Hàng Nhanh (GHN), phí hoàn hàng và cước phí hoàn được tính như sau:

• Đơn Nội tỉnh: 5,000 VNĐ.
• Các tuyến khác: 50% cước phí chuyến đi.

Cước phí giao hàng (bao gồm phí chiều giao hàng + hoàn hàng + các dịch vụ phát sinh nếu có) sẽ được GHN thu từ người gửi bằng cách cấn trừ vào ví GHN Xu hoặc phiên chuyển khoản COD tiếp theo.

Tuy nhiên, nếu chủ shop sử dụng tính năng Giao Thất Bại – Thu Tiền của GHN, chi phí vận chuyển sẽ được thu từ khách hàng (người nhận) nếu họ từ chối nhận hàng (vì không còn nhu cầu, hàng khác so với thực tế…). Điều này giúp shop hoàn toàn không mất phí.

Tính năng này còn giúp tiết kiệm thời gian giao hàng, dễ dàng kiểm soát và thay đổi chi phí ở từng đơn hàng, cũng như đối soát được chi phí hoàn trả sau khi đơn hàng hoàn thành công về shop.

Cách lên đơn với tính năng Giao Thất Bại – Thu Tiền:

1. Đăng nhập tài khoản trên website của GHN.
2. Chọn mục Quản lý đơn hàng.
3. Điền thông tin đơn hàng.
4. Điền số tiền muốn thu trong trường hợp giao thất bại.
5. Hoàn tất lên đơn.

4. Hàng chuyển hoàn mất bao lâu thì người gửi nhận được?

Nhiều người thắc mắc thời gian nhận lại hàng hoàn là bao lâu. Theo đó, thời gian hoàn hàng (trả hàng) của GHN sẽ khác nhau tùy vào từng trường hợp:

• Đơn Nội tỉnh: 3 – 5 ngày.
• Các tuyến khác: 3 – 10 ngày.

5. Bí quyết giảm tỷ lệ đơn hàng “nằm” ở bưu cục chờ chuyển hoàn

Để hạn chế tối đa tình trạng hàng bị hoàn trả, người gửi cần lưu ý:

5.1. Xác nhận và chốt đơn chắc chắn

Trước khi gửi hàng, hãy chủ động liên lạc với khách hàng để xác nhận lại thông tin giao nhận (họ tên, số điện thoại, địa chỉ…). Đồng thời, chốt lại đơn đặt hàng về mặt hàng, giá cả, màu sắc và kiểm tra lại sản phẩm trước khi đóng gói, đảm bảo hàng đúng với quảng cáo.

5.2. Yêu cầu đặt cọc

Với đơn hàng giá trị lớn (từ 500,000 VNĐ trở lên), nên yêu cầu khách đặt cọc trước. Điều này vừa giảm thiểu tình trạng hoàn hàng, vừa tránh gây thiệt hại nếu khách từ chối nhận hàng.

5.3. Chọn đơn vị vận chuyển nhanh nhất

Giao hàng nhanh hay chậm ảnh hưởng đến tâm lý mua hàng, có thể khiến khách hàng không còn nhu cầu. Vì vậy, hãy chọn đơn vị vận chuyển uy tín, cam kết thời gian giao hàng nhanh nhất có thể. GHN là một lựa chọn đáng cân nhắc.

5.4. Theo dõi trạng thái đơn hàng

Thường xuyên theo dõi đơn hàng và lịch trình vận chuyển. Khi đơn hàng sắp giao, hãy chủ động thông báo cho người nhận để họ sắp xếp và chú ý điện thoại khi shipper liên lạc.

Ngoài ra, GHN còn có dịch vụ “Giao 1 phần – Trả 1 phần”, hỗ trợ mang nhiều kiểu dáng, kích thước sản phẩm để người mua lựa chọn và chỉ tính phí như 1 lần giao hàng bình thường.

Cách đăng ký sử dụng dịch vụ:

1. Cung cấp mã “ID khách hàng” với nhân viên GHN.
2. GHN tiếp nhận và thiết lập tính năng.

Dịch vụ này giúp người mua hài lòng hơn khi chọn được sản phẩm phù hợp, từ đó giảm tỷ lệ hoàn hàng và tăng doanh thu cho chủ shop.

Kết luận

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tình trạng “đơn hàng đã được hoàn về bưu cục” và các giải pháp để giảm thiểu tình trạng này. Hãy chuẩn bị hàng nhanh, kiểm tra hàng hóa cẩn thận và chọn đơn vị chuyển phát uy tín để tối ưu khả năng giao hàng thành công.

Nguồn: https://merakicenter.edu.vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng