ERP Là Gì? A-Z Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp Toàn Diện

Trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức lớn: quản lý kho phức tạp, quy trình làm việc rời rạc và khó khăn trong việc ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Giải pháp cho những vấn đề này có thể nằm ngay trong tầm tay bạn – phần mềm ERP. Vậy, ERP là gì và nó có thể mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn?

Bài viết này sẽ đi sâu vào các yếu tố quan trọng mà bạn cần cân nhắc trước khi quyết định triển khai ERP trong doanh nghiệp của mình, cũng như cách thức triển khai hiệu quả.

1. ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, hay còn gọi là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một hệ thống phần mềm tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối tất cả các hoạt động kinh doanh cốt lõi trên một nền tảng duy nhất.

Hãy hình dung ERP như một “trung tâm điều khiển” của một nhà máy, nơi mọi thông tin về sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… đều được tập trung và kết nối. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và kiểm soát tốt hơn các hoạt động kinh doanh của mình.

Các phân hệ chính của phần mềm ERP

Một hệ thống ERP đầy đủ thường bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm ERP hiện đại còn tích hợp các giải pháp liên kết các module cố định với các thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, máy quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

2. Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

• ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất: Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý đến nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng được xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
• ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ: Không phải là dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
• ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng: Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ (tuần, tháng, năm).
• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty: Để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải hoạt động riêng lẻ.

3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Do tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề quan trọng cho việc phân tích dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau, từ đó hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

3.1 ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, thông tin tài chính phải được tập hợp từ nhiều bộ phận khác nhau, dẫn đến sai lệch. Với ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp ở một nơi, tạo ra một phiên bản duy nhất và thống nhất trên tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại, giúp hạn chế sai sót và tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, chỉ cần truy cập vào dữ liệu trên hệ thống ERP.

3.2 ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào việc xác định đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến và loại bỏ các chướng ngại vật trong quá trình chuyển giao.

Việc chuyển chứng từ giấy không thể nhanh bằng chứng từ điện tử. Quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ đến tay người thủ kho nhanh chóng hơn so với việc vận chuyển hàng hóa từ kho bãi đến các cơ sở kinh doanh theo cách truyền thống. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút ngắn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

3.3 ERP giúp hạn chế sai sót khi nhập dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối do nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận khác nhau. Ví dụ, con số viết tay “14” thùng hàng có thể bị nhầm thành “19”, hoặc lỗi gõ Word biến khách hàng “Phạm Quỳnh” thành “Phạm Quyên”. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng đến tiến độ làm việc, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch và gây mất đoàn kết nội bộ.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên, sau đó được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận dữ liệu gốc này, tránh tình trạng “tam sao thất bản”.

3.4 ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan.

Nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát từng khâu làm việc của nhân viên thông qua giao diện hợp nhất của ERP, nắm bắt kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất.

Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian.

3.5 ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa những người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó có thể là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân, tương tự như một mạng xã hội nội bộ.

4. ERP phù hợp với các doanh nghiệp nào?

ERP là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành hiệu quả mọi hoạt động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần đến ERP. Vậy, doanh nghiệp nào nên sử dụng ERP?

• Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn: ERP giúp quản lý và kết nối hiệu quả các hoạt động với số lượng giao dịch lớn, nhiều bộ phận và nhiều loại sản phẩm/dịch vụ.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: ERP giúp đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh, đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật.
• Doanh nghiệp muốn tăng trưởng: ERP giúp quản lý sự tăng trưởng, đảm bảo các quy trình hoạt động trơn tru khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
• Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí: ERP giúp giảm thiểu lãng phí, tăng hiệu quả hoạt động, từ đó giảm chi phí.
• Doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất: ERP tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công việc thủ công, giúp nhân viên tập trung vào các công việc sáng tạo hơn.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện chất lượng dịch vụ: ERP giúp quản lý khách hàng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác.

5. Những lưu ý khi triển khai ERP

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây khi triển khai ERP:

5.1 Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng về chi phí, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai hệ thống ERP. Theo ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000. Thời gian triển khai có thể kéo dài từ 2 đến 5 năm.

5.2 Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP

Việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro về mặt kỹ thuật. Chỉ cần phát sinh một vấn đề trong một khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hoặc nếu doanh nghiệp triển khai một quy trình chưa được chuẩn hóa trên hệ thống ERP, có thể gây ra những thất thoát lớn.

5.3 Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống. Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy có thể tốn kém thời gian và chi phí tương đương với việc triển khai một hệ thống mới.

Thay vì trực tiếp thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ.

6. Phương pháp kết hợp ERP và phần mềm hỗ trợ

Một số doanh nghiệp tại Việt Nam đã sử dụng phần mềm chuyên biệt hỗ trợ song song với ERP và đạt được những hiệu quả nhất định. Ví dụ, Boston Pharma đã ứng dụng ERP để quản lý sản xuất, tài chính, bán hàng và nền tảng Base.vn để quản trị vận hành nội bộ.

Việc kết hợp giữa phần mềm Base và ERP được coi như là “song kiếm hợp bích”, cả hai đều mang lại lợi ích giúp phối hợp công việc giữa các phòng ban. Trong khi ERP hỗ trợ quản trị dữ liệu chuẩn, Base phù hợp với các quy trình quản trị mang tính tùy biến cao hơn.

Ví dụ, với các đơn đề xuất mua hàng phát sinh đột xuất cần duyệt nhanh, hoặc các giá trị đơn hàng không lớn, doanh nghiệp có thể lựa chọn Base Request để hỗ trợ hệ thống ERP. Hoặc với các quy trình có độ tùy biến cao, yêu cầu sự linh hoạt, doanh nghiệp có thể lựa chọn Base Workflow để hỗ trợ hệ thống ERP.

7. Tạm kết

ERP là một hệ thống mạnh mẽ và là lựa chọn hàng đầu cho nhiều bài toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như bất kỳ một hệ thống nào khác, ERP cũng tồn tại những điểm chưa hoàn hảo. Doanh nghiệp cần có những giải pháp để khắc phục kịp thời, đảm bảo quá trình vận hành được suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích về hệ thống ERP cho bạn và doanh nghiệp của bạn!